تیم سازی یا انگیزه سازی؟

شیوع ویروس کرونا، رهبران سیاسی و تجاری را مجبور به عبور از اولین مانع ذهنی خود کرد. بسیاری از آنها تاکنون دورکاری یا خانه کاری کارمندان یک دغدغه بوده. گاهی تیم سازی برای دورکاری با انگیزه هم یک چالش است. حالا احتمالا بسیاری از آنها به شکل دائمی در حال  کنفرانس ویدیویی هستند. اما این فقط اولین قدم برای ایجاد محیط کار مؤثر برای اشتغال کارمندان از راه دور است. سوال مهم بعدی که باید بپرسیم این است:

 چگونه به تیم خود که از راه دور کار می­کنند انگیزه بدهیم؟

در هنگام بروز بحران­هایی مانند کوید۱۹، تمایل  به انجام دورکاری بیشتر میشود.  معمولا کارهایی که نیاز به حضور در محل دارند وابستگی به شرایط اجتماعی و اقتصادی دارند. در آینده نزدیک بسیاری از کشورهای توسعه یافته با چالش کمبود نیروی کار روبرو میشوند. این موضوع ممکن است باعث افزایش حقوق نیز باشد. حتی شرکت های کاریابی نیز از این موضوع بی بهره نخواهند بود.

تیم های خانه کار با انگیزه ولی آشفته

برخی از تیم­ها در مواقع آشفتگی، علیرغم چالش­ها از  سایرین سبقت میگیرند. آنها با وقت شناسی –و گاهی فرصت طلبی- سهم خوبی از بازار را به دست می­آورند.  برخی در این شرایط وفاداری  بلند مدت مشتری را به دست می­آورند.  شاید بتوان گفت رمز موفقیت آنها حفظ بازدهی بالاتر از رقبا باشد. به عبارت دیگر،  تحمل، تاب آوری و سازگاری  رمز موفقیت در شرایط بحران هستند.

پژوهش ها در مورد بهره­وری دورکاری نتایج یکسانی ندارند. برخی می­گویند با دورکاری بهر ه­وری کاهش می­یابد. برخی دیگر  با اعداد و ارقام نشان میدهند که بهره­ وری افزایش می­یابد.  از نظر من موفقیت  دورکاری به نحوه عملکرد دورکار بستگی دارد.

انگیزه های مثبت و منفی

 طی سالهای ۲۰۱۰ تا ۲۰۱۵ دانشگاه هاروارد در پژوهشی حدود ۲۰،۰۰۰ کارگر و کارمند از ۵۰ شرکت بزرگ در نقاط مختلف جهان را بررسی کرد. دو سوال اصلی در این پژوهش اینها بودند:

• چه موئلفه هایی باعث ایجاد یک تیم با انگیزه می­شوند؟
• تاثیر خانه کاری در افزایش انگیزه یک تیم چیست؟

در این بررسی انگیزه افرادی که از خانه کار می­کردند و کسانی که در کارخانه یا دفتر کار می­کردند مقایسه شدند. مهمترین یافته این پژوهش باعث شگفتی شد: کار کردن از خانه انگیزه کمتری به تیم ها می­دهد.

حق انتخاب محل کار

از این بدتر، افرادی  هستند که حق تصمیم گیری در مورد محل کار خود ندارد. در این حالت فاصله اختلاف انگیزه بسیار زیاد بود. در مطالعه فوق، انگیزه  کارکنان که مجبور به خانه کاری یا دورکاری شدند کاهش پیدا می­کرد.

در این تحقیق ۳  عنصر انگیزشی شناسایی شد که منجر به کاهش عملکرد می­شوند:

• فشار عاطفی، اجتماعی و اقتصادی بشر در حال افزایش است.
• افراد در معرض بیکاری، بیشتر نگران پرداخت اجاره بها و هزینه های تغذیه هستند.
• هراس از سلامتی خود و خانواده، موجب عدم تمرکز افراد بر وظایف محوله می شود.

شاید این موارد با همه­گیری ویروس کرونا و شرایط قرنطینه  تشدید شوند.

عناصر انگیزشی

انگیزه های مثبت شناسایی شده در این تحقیق نیز عبارتند از:

·         حس بازی کردن در یک تیم

انگیزه­ای که عملکرد را خیلی تقویت میکند، که اگر ادامه دادن کار ریموت طولانی و سخت­تر شود.می­تواند کاهش یابد. به عنوان مثال کارمند حس خوب، سهولت در تصمیم گیری با همکار و هم اتاقی را از دست بدهد.

·         برنامه ریزی مناسب برای کار در خانه

اهداف نیز با کاهش باهم بودن تیم از تأثیر منفی آنها بر مشتری یا همکاران کاهش یابد.

·         آموزش مداوم و توسعه فردی

اگر افراد نتوانند به همکارانی به ایشان آموزش می­دهند دست یابند، پتانسیلشان کاهش می­یابد.

عناصر ضدانگیزشی

در این میان سایر عناصر مخرب انگیزه عبارتند از:

• انبوه خبرهای ناامید کننده.
• کمبود مواد غذایی و مایحتاج بهداشتی.
• تنش های خانوادگی و مشکلات زناشویی.
• کم تحرکی و احساس رخوت.

 اگر رهبران سازمانی برای تغییر این امر تلاش نکنند باید منتظر عواقب وخیمی باشند. تغییر در انگیزه افراد در نهایت منجر به کاهش سازگاری، کیفیت و خلاقیت می­شود. شوربختانه این ضد انگیزه ها در زمانی رخ خواهند داد که  سازمان به رشد بهره وری نیاز دارد.

توصیه هایی برای مدیران

وقتی یکی از کارکنان به  بیماری سخت مبتلا می شود، اولین رفتار غریزی ما کاهش کار او است. ما با این تدبیر فرصت میدهیم تا او بتواند روی  بهبودی خود تمرکز کند.  بدون تردید در برخی موارد، به بستری شدن یا قرنطینه و استراحت صد درصدی نیاز است.

جداکردن فرد از تیم، انگیزه را از کارمند میگیرد.

 این مسئله در مورد بنگاه­هایی اقتصادی که به بحران مالی دچار می شوند نیز صادق است. هیجان انگیزتر این بخش تحقیق است که تحلیلگران اقتصادی بیشترین سطح انگیزه در مشاغل خود را در روزهایی دارند که ۱۸ ساعت کار می کنند. نظامی های بازنشسته نیز در مورد روزهای بالاترین کارایی­شان همین را گفتند.

به همین دلایل، توصیه میکنم:

• کارکنان را تشویق کنید از شرایط قرنطینه خود در فضای مجازی یا اینترانت اداری تصویر منتشر کنند.
• وبینار یا مینی وبینار برگزار کنند و در کلاسهای آنلاین شرکت کنند.
• کمک هزینه وسایل یا لباس ورزش و دوچرخه سواری و بدنسازی پرداخت کنید.
• در لایو اینستاگرام کارکنان خود شرکت کنید.
• از بام و بالکن خانه خود با آنها تماس تصویری بگیرید.
• کلاس­های مجازی و کارگاه­های مجازی برگزار کنید.
• دورهمی های آنلاین برگزار کنید و خاطره گویی کنید. ولی اسراف نکنید!

مدیران ارشد و هدایت کنندگان تیم های کاری باید مراقب انگیزه کارکنان باشند. به یاد داشته باشید که انگیزه می­تواند باعث تقویت روحیه و افزایش بهره وری شود.

مقاومت در برابر وسوسه خانه کاری

بدیهی است اگر حق انتخاب کمی برای دورکاری کارکنان دارید در برابر وسوسه خانه کاری مقاومت کنید. حتی در شرایط قرنطینه هم کادر درمانی و نیروهای نظامی و انتظامی موظف به حضور در محل خدمت هستند. بسیاری از فروشندگان و شرکت های تامین نیازهای مهم نیز همین شرایط را دارند.

با ایجاد تاکتیک انعطاف در انتخاب محل کار، گاهی پیروی از فرآیندهای سخت، قوانین و رویه­ ها تنها گزینه است. برخی از مرزبندی ها و دستورالعملها به افراد کمک می­کنند تا به سرعت حرکت کنند. برخی از کارکنان  در شرایط غیرعادی شبیه قرنطینه، مارپیچ تخریب بهروری و فروپاشی یک تیم با انگیزه ایجاد می­کنند. مدیران و رهبران کسب و کارها باید بدانند که در چنین مواقعی چه کنند. برخی از کارکنان تمایل دارند حل مسئله و تفکر خلاقانه را متوقف کنند. در نتیجه، صرفا به انجام حداقل­ ها  بسنده میکنند.

ترفندهای تزریق انگیزه به یک تیم

قدرتمندترین روش برای انجام این کار این است که به افراد فرصت اظهار وجود دهید. همه میتوانند در حد خودشان مشکلاتی را سنجش و حل کنند. این مشکلات برای اعضای هر تیم یا سازمان یکسان نخواهد بود. حتی ممکن است در ابتدا شناسایی آنها آسان نباشد. کارمندان شما برای انجام این کار به کمک شما نیاز دارند همانطور که شما به یافتن آنها نیاز دارید.

از تک تک اعضای تیم این سوال ها را بپرسید. مخصوصا زمانی که کار کساد است:

• در کجا می­توانیم خدمات بهتر و حتی شگفت انگیز به مشتریان ارائه دهیم؟
• چه نیاز مهم یا چالشی برایجامعه هدف ما وجود دارد که تیم ما می­تواند رفع کند؟
• چه چیزی باعث رشد یا توقف درآمد ما می­شود؟
• چه ویژگیهایی در تیم ما ارزشمند و جالب هستند؟

مقاله های زیادی دراین باره توسط دانشگاه های مگ گیل، کمبریج و هاروارد منتشر شده است. آمارهای جالب عملیاتی نیز در دنیا وجود دارد. نتایج نشان میدهد تیم­های حرفه ای که که از این روش کار استفاده می­کنند، نتایج خوبی گرفته اند. آنچه باعث موفقیت آنها شده است فقط برنامه­ ها یا رویکردهای ویژه نبوده. تیم لیدرها به سادگی راههایی را پیش روی تیم می گذارند آنها باید مطمئن شوند تک تک افراد تیمشان احساس فایده مندی ­کنند. چون هر چالشی را سازمان پیش رو دارد باید آنها به حل مشکل کمک کنند.

یک تیم با انگیزه: از حرف تا عمل

 این­ها همه از نظر تئوری عالی به نظر می­رسند. اما اگر نمی­دانید چگونه شروع کنید، تنها نیستید.  با توجه به چالش­هایی که تجربه کرده ام، مجموعه ساده­ای از توصیه­ ها را به تیم­هایی که از راه دور کار می­کنند ارائه می­دهم:

۱٫       آنچه که شما سنجش می­کنید، قویترین سیگنال برای تیم شما است.

در مورد اینکه شما به چه چیزی اهمیت می­دهید. اگر می­خواهید به آنها نشان دهید که به انگیزه آنها اهمیت می­دهید. می­توانید تیم را را با استفاده از ابزارهای آنلاین یا از ابزار بررسی دلخواه خود سنجش کنید. سپس با آنها در مورد این صحبت کنید. که چه چیزی می­تواند انگیزه آنها را بالا یا پایین سوق دهد. و اینکه چه چیزی برای به حداکثر رساندن انگیزه و آزمایش آنها در هفته­ های آینده مفید است.

مثلا می توانید سوالاتی از این قبیل بپرسید.

• وضعیت فعلی در حال حاضر بر شما چگونه تأثیر می­گذارد؟
• افراد تیم چه نکاتی را برای ایجاد انگیزه در خود پیدا کردند؟
• بازی و هدف در محیط فعلی دارند؟

در این زمان وظیفه شما به عنوان رهبر تیم است که خوب گوش کنید. محیطی ایمن ایجاد کنید که در آن همه می­توانند صحبت کنند.

۲٫       اطمینان حاصل کنید که روال­های هفتگی شما فقط روی کارهای تاکتیکی متمرکز نشده است.

برنامه­های مشخصی که برای اجرای آن نیاز دارید، مانند سری کارهایی که به پاسخ به آنها نیاز دارید. نیمی از هفته شما باید روی عملکرد منطبق سازی متمرکز شود. مواردی که که در آن هیچ برنامه­ای برای دنبال کردن وجود ندارد. بلکه در عوض، زمان زمانِ سنجش و حل مسئله است. به طور کلی، ریتم ساده­ای را برای تیم­های از راه دور توصیه می­کنم:

شنبه (روز اول کاری):

برای تیمی که موارد زیر را پوشش می­دهد، یک جلسه چرخه عملکرد برگزار کنید.

• هفته گذشته در مقابل چه اثری دوام آورده و چه چیزی یاد گرفتیم؟
• این هفته چه تعهدی داریم؟ چه کسی برای هر کدام از تعهدات مناسب است؟
• چگونه می­توانیم در تعهدات این هفته به یکدیگر کمک کنیم؟
• حوزه که باید در این هفته برای بهبود عملکرد آزمایش کنیم؟
• چه آزمایشاتی را انجام خواهیم داد، و چه کسی برای انجام هر یک از آزمایشات مناسب است؟

یک شنبه تا سه شنبه:

با هر یک از اعضای تیم خود حداقل یک جلسه فردی(تصویری آنلاین) داشته باشید. برای کمک به ایجاد انگیزه در کارمندانتان. روی کمک به آنها در مقابله با چالش­هایی که در مواجهه با آن­ها کشش اندکی دارند، تمرکز کنید. همچنین می­توانید جلسات گروهی کوچکی را ترتیب دهید. که در آن کارمندان می­توانند در سنجش­های هفتگی همکاری کرده و مشکلات را با هم برطرف کنند.

پنجشنبه:

تمرکز کنید. جمع­آوری و نمایش داده های آزمایش­های هفته. این ممکن است شامل ارائه­هایی از گروه برای پروژه باشد. که در طی آن اعضای تیم، معیارها و دیدگاه­ها را به اشتراک می­گذارند. همچنین بررسی انگیزه و پیشرفت یکدیگر مهم است. به عنوان رهبر، با پرسیدن از مردم که چگونه احساس می­کنید. مثلا: در کجای کار و کِی مشکل انگیزه داشته و کجای کار پیشرفت کردید؟

سخن آخر

با ابزارهایی که این روزها در اختیار داریم، به راحتی برای تیم­ها امکان سنجش و برنامه ریزی وجود دارد. همه ما میدانیم تیم­ها تحت فشار شک زده و عقب نشینی میکنند. رسالت خود به عنوان رهبر تیم برای رسیدن به رشد و بهره وری به کار ببندید. تجربه یک تیم با انگیزه از راه دور را به جای یک تیم با ارتباط فرد به فرد، تجربه کنید. این چالشی است که می­تواند شما را به مدت طولانی پس از وقوع این بحران پرانرژی ساخته و سنجش کند. در این شرایط از فرایند کوچینگ کمک بگیرید تا همیشه بهترین خود باشید.