باید و نبایدهای برگزاری یک رویداد

برگزاری دوره‌های آموزشی و کوچینگ در جهت توسعه استارتاپ‌ها و کسب و کارها در ایران بسیار حائز اهمیت است. خانه کارآفرینی بین‌المللی با هدف توسعه ظرفیت‌های فردی و سازمانی کارآفرینان و شرکت‌های ایرانی برای ورود به بازارهای بین‌المللی شکل گرفته است و رویدادهایی را در همین راستا برگزار می‌کند. دکتر علی اصغر محمدی فاضل مشاور مدیریت راهبردی خانه کارآفرینی بین‌المللی، از تجربه خود در برگزاری رویداد در ایوند می‌گوید.

کمی در مورد رویدادهایی که برگزار می‌کنید و هدفتان از برگزاری آن‌ها توضیح دهید.

به طور کلی محور اصلی رویدادهایی که برگزار می‌کنیم توانمندسازی است. کسانی که در حوزه مارکتینگ فعالیت می‌کنند و با مفهوم و تفاوت Inbound و Outbound آشنایی دارند، به این موضوع واقف هستند که این‌ها به طور پیوسته با هم در ارتباطند. لذا در قالب چند سایت به زبان فارسی و انگلیسی مجموعه‌ای از مطالب آموزشی را تولید کرده و این مطالب را نشر و گسترش می‌دهیم. هدف ما از نشر این مطالب به عنوان بخش خصوصی کاملا بیزینسی و در راستای کسب درآمد است و به این موضوع اهمیت می‌دهیم. عبارت «پول همه چیز نیست، ولی مهم است» شعار ما در مجموعه است.

ما طی ۵ سال گذشته در ایوند تجربه برگزاری چند صد ساعته رویداد را داشته‌ایم و حدود ۶۰ رویداد در قالب‌های مختلف از جمله بوتکمپ برگزار کرده‌ایم. رویدادهای ما حول ۳ محور برگزار می‌شوند:

۱. رویدادهای معرفی: 

برای مثال قبل از برگزاری یک بوت کمپ، یک رویداد معارفه به صورت حضوری یا وبینار برگزار می‌کنیم. قبل از کرونا عمده رویدادهای ما به صورت حضوری برگزار می‌شد ولی در حال حاضر رویدادها به صورت آنلاین برگزار می‌شوند.

۲. رویدادهایی برای ارائه دانش به بازار: 

این رویدادها در دو دسته رایگان و پولی برگزار می‌شوند. در این رویدادها از افراد حرفه‌ای و بین‌المللی برای آموزش و انتقال تجربه دعوت می‌شود. در واقع این رویدادها در راستای برندینگ برگزار می‌شوند تا افراد با سطح دانش ما در این زمینه آشنا شوند و بدانند ما دقیقا در چه حوزه‌ای فعالیت می‌کنیم تا با اطمینان در رویدادهای ما شرکت کنند. برخی از افراد ارزش این موضوع را در مارکتینگ نمی‌دانند و رویکردشان همچنان روش‌هایی مثل بیلبورد، تراکت و غیره برای جذب افراد است. به نظر ما این یکی از بهترین روش‌ها برای آگاه سازی است و ساز و کار ایوند در این موضوع بسیار خوب جوابگو می‌باشد.

۳. رویدادهای اصلی: 

غیر از همایش‌ها و سمینارها، اکثریت رویدادهای ما در قالب بوتیک مارکتینگ هست. ما صفحه این رویدادها را در ایوند ایجاد کرده و به فروش می‌رسانیم.

به نظر شما مزایای برگزاری و شرکت در وبینار نسبت به رویداد حضوری چیست؟

هر کدام از این رویدادها مزایای خودش را دارد و به نظر من هیچ کدام قابل حذف نیستند. تفاوت این دو مثل تفاوت خواندن کتاب یا ebook است. اما بعد از اتفاقاتی که در سایه covid-19 در دنیا رخ داده، ارزش وبینار برای افراد روشن شده و این مارکت سنگین‌تر شده است. اوایل این دوران سرویس دهندگان و پلتفرم‌ها به دلیل تغییر سایز مارکت دچار مشکل می‌شدند.

اما با در نظر گرفتن آن به عنوان حادثه و عبور از آن، ایوند به عنوان یک استارتاپ بسیار خوب اجایل عمل کرد. ساز و کارهای جدید ایوند در برگزاری وبینار، گزینه‌های مختلف برگزاری وبینار و قیمت گذاری‌های متفاوت را به شخصه می‌پسندم.

به طور کلی و برای مقایسه، اگر برگردیم به دوران قبل از کرونا و شرایط به گونه‌ای شود که بتوانیم رویدادهای حضوری برگزار کنیم، بدون تردید ما به عنوان یک برگزارکننده حرفه‌ای، تعداد قابل توجهی از رویدادهایمان را به صورت غیر حضوری و در قالب وبینار برگزار می‌کنیم. چرا که برگزاری رویداد در قالب وبینار هزینه‎های بسیاری را کاهش می‌دهد و فرصت‌های جدیدی را در اختیار برگزارکنندگان قرار می‌دهد.

برای مثال ما از این طریق برای برخی از رویدادهای خود از مدرسان و سخنرانان بین‌المللی دعوت کردیم که بسیار رویدادهای موفقی بودند.

برای برگزاری یک رویداد موفق، چه تخصص‌ها ومهارت‌هایی لازم است؟

به نظر من لازم نیست یک برگزار کننده در پروسه برگزاری رویداد تخصص داشته باشد. کافی است در زمینه فعالیت خودش تخصص داشته و خودش باشد. من برگزار کنندگانی را دیده‌ام که تلاش بر این دارند که مانند برگزارکنندگان دیگر عمل کنند و این مسئله باعث ضعف در برگزاری رویداد می‌شود.

فرد باید بداند چه چیزی می‌داند، چه چیزی را می‌خواهد ارائه کند و چه هدفی از ارائه یا آموزش آن موضوع دارد. اگر کسی به تمامی این موارد آگاه باشد می‌تواند از تمام امکانات ایوند به نحو احسن در مسیر رسیدن به اهداف خود استفاده کند و بیزینس سنگینی را پیش ببرد.

ما از تمامی گزینه‌های پلتفرم ایوند برای اطلاع رسانی رویدادهای خود استفاده می‌کنیم و این کار حتی باعث اعتماد مخاطب به مجموعه برگزارکننده می‌شود؛ برای مثال ارسال پیامک‌ها از سرشماره مشخص.

اگر کسی فکر میکند که نمی‌تواند یک بیزینس فنی را با ایوند -پلتفرمی که به عقیده بنده هنوز جای پیشرفت و بهبود دارد- جلو ببرد، باید تلاش کند تا ایراد کار خود را پیدا کند.

به نظر شما مشکلات احتمالی در پروسه برگزاری رویداد چیست و چگونه می‌توان این مسائل را حل کرد؟

یکی از مشکلات احتمالی این است که افراد اطلاعات کامل را وارد نمی‌کنند و این کار باعث ایجاد سوء تفاهم می‌شود. یکی از کارهایی که ایوند در این راستا انجام می‌دهد این است که در صورت تغییر عنوان و زمان رویداد توسط برگزارکننده به شرکت‌کنندگان اطلاع رسانی می‌کند اما هیچ وقت در صورت تغییر شرایط رویداد به شرکت‌کننده اطلاع داده نمی‌شود که البته لزومی هم در این خصوص احساس نمی‌شود چرا که برای مثال ممکن است یک ویرایش نگارشی در صفحه رویداد ایجاد شود و اطلاع رسانی این دست تغییرات مفید نیست و روزانه ترافیک ایمیل و اس ام اس‌های ارسالی بسیار زیاد خواهد شد. ولی به نظرم یکی از خطاهای رایج این است که برگزارکننده‌ای ممکن است بعد از مدتی شرایط برگزاری رویداد را تغییر دهد و شرکت کننده با توجه به شرایط قبلی ثبت نام کرده باشد و این باعث بروز مشکلات جدی می‌شود.

یک توصیه کلی من هم این است که یک ویدئوی آموزشی در حد ۱ الی ۳ دقیقه می‌تواند بسیار مفید باشد. ما این ویدئوها را درست بعد از قسمت بلیت‌ها قرار می‌دهیم. مطالعات در زمینه ویدئو در دنیا نشان می‌دهد که افراد حدودا بعد از ۳۰ ثانیه از ابتدای ویدئو تصمیم می‌گیرند که ادامه توضیحات را مشاهده کنند یا خیر. اطلاعات مهم مورد نظر خود را به صورت تیتر در همین ۳۰ ثانیه بیان کنید و سپس به سراغ جزئیات بروید.

در آخر برای تمامی برگزارکنندگان این صنعت آرزوی موفقیت دارم.

منبع: پگاه اسدی/ایوند: https://bit.ly/2BP8ebj