دورکاری در خانه: ۲۰ نکته کاربردی برای روزهای قرنطینه
باید و نبایدهای دورکاری: کار در خانه میتواند به بدترین دشمن ما تبدیل شود.
کار در خانه بسیار جذاب است… البته قبل از آنکه نوزادتان روی لپ تا‌پ شما بالا بیاورد! یا همسایه‌تان که در حال ساخت و ساز با انواع وسایل و ماشین آلات پر سر و صدا در آن طرف خیابان است. برای بسیاری از موسسات، دورکاری (Remote work) نعمتی است که باعث کاهش هزینه و افزایش بهره وری میشود. اما کدامیک به ما امکان مبتکر و نوآور بودن را می دهند؟
در این مقاله مجموعه ای از نکات و ترفندهای عالی در مورد دورکاری (Remote work) و کار در خانه را گردآوری کرده ام.
آنچه در این مقاله خواهید یافت:
محل کار در خانه، اداره یا شرکت؟
در اداره و شرکت، همکاران شما برای جلوگیری شما از انجام برخی کارهای جدی و متمرکز، تهدیدی بزرگ به حساب می آیند. به کنار میز شما می آیند، شما را درگیر مکالمه می کنند. به ناهار دعوتتان می کنند. قطعاً فواید اجتماعی محل کار پوشیده نیست. اما اگر فردی باشید که به راحتی حواستان پرت می شود، این امر می تواند به یک چالش تبدیل شود.
با این حال، فریلنسرها میدانند که کار در خانه میتواند به بدترین دشمن ما تبدیل شود. زیرا هنگامی که توسط همکارانتان محاصره نشده‌اید، به راحتی می توانید این عوامل بازدارنده مزاحم را از خود دور کنید. در خانه‌تان هیچ کس نظاره‌گر شما نیست. لزوماً همان فشار برابر یا تعهد عمومی برای انجام کارها را احساس نمی کنید. همچنین، لازم نیست لباس رسمی بپوشید!
کار در خانه: ۲۰ نکته برای دورکاران
۱٫ زود شروع کنید
هنگام کار در یک دفتر، رفت و آمد صبحگاهی به شما کمک می کند. زمانی که به میز کار خود در شرکت می رسید، بیدار و آماده کار باشید.اگرچه در خانه، جابجایی شما از رخت‌خواب تا پشت میز کارتان می تواند مشکل‌سازتر باشد.
شاید باورتان نشود، اما یکی از کارآمدترین راه ها در خانه این است که به محض بیدار شدن در لیست کارهای نوشته شده خود شیرجه بزنید. شروع اولین کاری که در صبح آغاز می شود می تواند کلید پیشرفت شما در طول روز باشد. در غیر این صورت، شما صبحانه‌تان را طولانی می کنید. گاهی هم اجازه می دهید که کندی صبحگاهی، انگیزه شما را از بین ببرد.
۲٫ وانمود کنید که می خواهید به دفتر کار بروید
ارتباط ذهنی که بین کار و یک دفتر ایجاد می کنید می تواند شما را پربازده‌تر کند. هیچ دلیلی وجود ندارد که هنگام کار در منزل حواستان پرت شود.
هنگام کار از خانه، تمام کارهایی را که می خواهید برای تهیه نقش اداری انجام دهید انجام دهید. مثلا آلارم خود را تنظیم کنید، قهوه درست کنید، لباس های مرتب و متنوع بپوشید. دورکاری با پیژامه، فاجعه است!
۳٫ روز خود را مانند آنچه در دفتر می گذارید، ساختار دهید
هنگام کار از خانه، شما مدیر شخصی خودتان هستید. بدون چیزهایی مانند جلسات برنامه ریزی شده، می توانید سریع تمرکز خود را از دست بدهید یا از بین برود.
برای حفظ برنامه، کارهایی را که در طول روز انجام می دهید را تقسیم کنید. اگر تقویم آنلاین دارید، رویدادهای شخصی و یادآوریهایی را ایجاد کنید. تقویم باید به شما بگوید چه موقع تغییر روش دهید و کارهای جدیدی را شروع کنید. تقویم گوگل این کار را برایتان آسان‌تر می کند.
۴-فضای کاری اختصاصی را انتخاب کنید
اینکه در یک دفتر مشغول به کار نیستید، به این معنا نیست که شما نمی توانید یک دفتر داشته باشید. به جای اینکه خود را در اتاق یا پشت میز مشغول کنید. یک اتاق یا گوشه مشخصی در خانه را برای کار اختصاص دهید.
۵٫ اگر امکان دارد، زیاد در داخل خانه نمانید
اگر خانه شما این امکان را برایتان فراهم می کند، دورکاری را یک قدم فراتر ببرید. گاهی از محیط خانه بیرون بروید. کافی‌شاپ ها، کتابخانه ها، سالن های عمومی و فضاهای دارای وای فای مشابه گزینه های خوبی هستند. اینها به شما در شبیه سازی فضای یک دفتر کمک می کنند. میتوانید حتی وقتی در محل کار رسمی نیستید، موثر و نوآور باشید.
۶٫ در استفاده از شبکه های اجتماعی سخت‌گیری کنید
رسانه های اجتماعی به گونه‌ای طراحی شده‌اند که بتوانید سریع و آسان در آنها به جستجو بپردازید. اگرچه در محل کار، این راحتی می تواند به ضرر بهره وری شما باشد. این مهارت برای افرادی که با شرکت های خارجی و سازمانهای بین المللی کار میکنند مهمتر است.
برای مقابله با سهولت استفاده از شبکه های اجتماعی در ساعات کاری، آنها را از میانبرهای مرورگر خود حذف کنید. از همه حساب های کاربریتان خارج شوید. حتی ممکن است در نظر داشته باشید که ناشناس باشید. در قدم اول از چت‌های خصوصی یا پنجره مرورگر “ناشناس”استفاده کنید. این کار خارج بودن شما از تمام حساب های کاربریتان را تضمین می کند. البته هر جستجویی که در وب انجام می دهید یا کلمه ای که تایپ می کنید به طور کامل مخفی نمی شود. اما این کار تضمینی است که شما در طول روز خواهان وقت استراحت نشوید.
۷٫ تعهد به انجام کارهای بیشتر داشته باشید
پروژه ها همیشه بیشتر از آنچه که در ابتدا فکر می کنید طول می کشند. به همین دلیل، غالباً میزان کار کمتری نسبت به حد تعیین شده از قبل انجام می شود. حتی اگر دست از هدف خود بردارید، هنوز هم با لیستی از وظایف تحت عنوان “انجام شده” آن روز را به اتمام می رسانید.
در یک ویدیوی آموزشی نکات مهم برای تعیین هدف را شرح داده ام.
۸٫ وقتی که بیشترین کارایی را دارید، کار کنید
هیچ کس از صبح تا غروب توانایی انجام سریع کار خود را ندارد. انگیزه شما به طور طبیعی در طول روز بالا و پایین خواهد شد. با این حال، هنگامی که در خانه کار می کنید، مهم‌ترین چیز این است که بدانید این بالا و پایین‌ها و وقایع در چه زمانهایی از طول روز اتفاق می افتد؟ باید بتوانید برنامه خود را حول آن برنامه ریزی کنید.
مواقعی که بیشترین کارایی را دارید پیدا کنید. وظایف سخت‌تر را برای زمانی که در اتمسفر مناسبی برای انجام آنها هستید، قرار دهید. از مواقع آرام‌تر در طول روز استفاده کنید. کارهای ساده‌تر و وظایفی را که روی دوشتان است را سریعتر انجام دهید.
در مقاله رزومه نویسی حرفه ای در مورد این وظایف و اقدامات موفقیت‌آمیز کوچک بحث کرده ام. آنها می‌توانند در تقویت حرکت شما برای انجام پروژه های سنگین تری که بعداً منتظر شما هستند، کمک کنند.
۹٫ تماس‌ها را به بعدازظهر موکول کنید
بعضی اوقات، صبح ها به قدری خسته هستم که حتی نمی خواهم صدای خودم را بشنوم! لازم نیست زمان بسیار زیادی را برای نوآوری و یا افزایش کارایی سر صبح صرف کنید. سعی کنید صبح‌ها مثمر ثمر باشید. تنها کافی است قبل از کار با دیگران، مدت زمانی را به خود اختصاص دهید.
با یک برنامه کاری معقول را برای خود به عنوان یک دورکار به وجود بیاورید. صبح را با کارهای انفرادی شروع کنید. تماس تلفنی، جلسات و سایر کارهای مشترک را صرفاً برای هنگامی که به معنی واقعی و به طور رسمی “بیدار شده‌اید” نگه دارید.
۱۰٫ روی حواس پرتی تمرکز کنید… درست مثل یک کودک!
یک مثلی وجود دارد که می گوید، “اگر می خواهید کاری انجام شود، از فردی که سرش شلوغ است درخواست کنید.” قانون عجیب و غریب اما واقعی بهره‌وری (کارایی) این است که هرچه سرتان شلوغ‌تر باشد، به معنی واقعی بیشتر کار خواهید کرد.
این نظریه همانند قانون اینرسی نیوتن است. اگر در حال حرکت هستید، به آن ادامه خواهید داد. اگر در حال استراحت هستید، در آن حالت خواهید ماند. افرادی که سرگرم حرکت و تکاپو اند، به اندازه کافی سریع هستند که بتوانند تکالیف و وظایف خود و هر آن چه که روی میز کارشان است را تکمیل کنند.
متأسفانه، دستیابی به عواملی که شما را در رسیدن به این حد از سرشلوغی هنگامی که در خانه هستید، دشوار است. انگیزه شما می تواند خیلی راحت تغییر کند.
۱۱- کارهای خود را برنامه ریزی کنید
با صرف زمان برای درک اینکه چه کاری انجام خواهید داد می تواند از انجام کارهای کم ثمر جلوگیری کند. لیست کارهای خود را که به تازگی برای آن برنامه‌ریزی کرده‌اید، می تواند با وسوسه شما مثلا هنگامی که در پرواز هستید دچار تغییر شود.
این امر مهم است که اجازه دهید برنامه‌ریزی خود را در صورت نیاز تغییر دهید. اما تعهد به برنامه‌ای که قبل از شروع هر وظیفه باید به آن پاییند بود، به همان اندازه مهم است. روز قبل برنامه خود را بنویسید و وقتی که روز بعد از خواب بیدار شدید، احساس رسمی تری برای شروع کار داشته باشید.
۱۲٫ از تکنولوژی مناسب استفاده کنید
کار کردن در خانه ممکن است به شما کمک کند تا در کوتاه مدت روی کار خود تمرکز کنید. اما همچنین می تواند باعث شود که احساس کنید کارهای بزرگتری را که در دفتر شرکت‌تان انجام می دادید، قطع شده‌اند. ابزارهای پیام رسانی فوری و کنفرانس ویدیویی می تواند امکان ورود به سیستم را با همکاران آسان کند. حتی میتواند کار شما را در مقیاسی بزرگ‌تر مطرح کند.
۱۳٫ موزیک‌تان را با کار مورد نظر تطابق دهید
شاید در طول هفته، موسیقی تنها به معنی یک قطعه آهنگ برای شماست. ممکن است شوخی به نظر برسد اما باور کنید گاهی این کار معجزه می کند. در محل کار، بهترین پلی‌لیست ها را داشنه باشید. تلاش کنید به موزیکی گوش دهید که با انرژی پروژه‌ای که برروی آن کار میکنید یکی باشد. گاهی موسیقی متن بازی های ویدیویی از این نظر بسیار عالی هستند. در خود بازی، این موسیقی متن بدون ترانه استو لذا به شما در تمرکزتان کمک می کند.
۱۴٫ از لوازم خانگی به عنوان تایمر استفاده کنید
شاید شنیده باشید که گوش دادن به فقط دو یا سه آهنگ زیر دوش می تواند در صرفه جویی در مصرف آب کمک کند. این حرف درست است. گوش دادن به چند آهنگ مورد علاقه‌تان که یکی پس از دیگری شروع و تمام می شود، به شما یادآوری میکند که چه مدت در حمام بودید. در نتیجه مدت شستشو را کم می کنید.
چرا این مساله را مطرح کردم؟ چون همین اصل کلی می تواند به شما کمک کند در هنگام کار در خانه، نسبت به کارتان متمرکز بمانید. اما به جای پخش سه آهنگ از پلی‌لیست تان، لباسشویی خود را روشن کنید.
لباسشویی یک تایمر داخل خانه شما است. قبل از هربار انداختن و درآوردن لباس‌ها، از زمان شروع تا پایان کار لباسشویی یکی از کارهای موجود در لیست برنامه‌ریزیتان را انجام دهید. استفاده از چرخه شستشو برای انجام یک کار و استفاده از چرخه خشک برای انجام کار دیگر می تواند شما را برای انجام کارهایی دقیق‌تر کمک کند. کارهایی که ممکن است از نظر فنی تمام روز را برای انجام آن وقت صرف کنید. حتی اینکار میتواند به در زمان شرکت یا برگزاری یک وبینار یا مینی وبینار به شما کمک کند.
۱۵٫ انتظارات خود را اهالی خانه بازگو کنید
ممکن است شما با وجود اینکه در خانه کار میکنید، افراد دیگری نیز در آنجا حضور داشته باشند. مطمئن شوید که خواهر وبرادرتان، والدین، فرزندان یا همسرتان به فضای شما در ساعات کاری احترام می گذارند. این دلیل که از طریق خانه کار می کنید، به این معنی نیست که در حال استراحت هستید.
۱۶٫ استراحت کنید
استراحت را می توان برای دورکاری، حواس پرتی عنوان کرد. اجازه ندهید که کار کردن در محلی که در آن می خوابید، منجر به استراحت طولانی مدت شما شود. با یوتیوب، اینستاگرام یا آپارات زنگ تفریح درست کنید. از کار کنار بکشید و برخی از کلیپ های مورد علاقه (و ترجیحا غیر کاری) را تماشا کنید. از مدت زمان استراحت خود با دور شدن از میز کارتان استفاده کنید. پیاده روی بروید و یا با افرادی که ممکن است در خانه باشند، وقت بگذرانید.
۱۷٫ با سایر اهالی خانه تعامل داشته باشید
یادتان باشد: شما در خانه کار می کنید، نه در کره ماه. تعامل با افراد دیگر در طول روز مجاز است، حتی اگر آنها همکار شما نباشند. در واقع، دیدن چهره فرد دیگری در طول روز که بیشتر روز کاری شما به صورت انفرادی است، ایده خوبی است.
۱۸٫ وعده های غذایی ساعات کاری را آماده کنید
هنگامی که در خانه خودتان هستید، تهیه یک صبحانه و ناهار می تواند وسوسه‌انگیز باشد، خرد کردن و پخت و پز را نیز در آن زمان قرار دهید. زمان گرانبهایتان را برای درست کردن غذا در ساعت اداری صرف نکنید. غذا را از شب قبل آماده کنید. تهیه غذا از قبل، می تواند تضمین کند که شما در واقع فقط در زمان صرف وعده های غذایی، مرخصی ساعتی میگیرید! .در حال دورکاری، انجام وظایف غیر کاری که انرژی بیشتری از شما می گیرند، خوب نیستید.
۱۹٫ یک زمان مشخص برای پایان ساعت کاری داشته باشید
ممکن است بر این باور باشید که کار کردن در خانه باعث ایجاد تعادل بیشتری بین کار و زندگی می شود. اما باید مراقب این طرز تفکر باشید. همچنین کار در خانه می تواند حس در شهربازی بودن به شما القا کند. شما می توانید در یک فعالیت و یا محیط پرهیجان چنان گرفتار شوید که زمان را از دست دهید.
همکارانی که آماده ترک دفتر میشوند، یادآور همان کار به شما هستند. در پایان روز زنگ ساعتی را تنظیم کنید تا نشان دهنده پایان روز کار عادی شما باشد. نیازی نیست که دقیقاً در همان لحظه دست از کار بکشید. اما دانستن اینکه روزتان از نظر کاری به پایان رسیده، مهم است. این موضوع می تواند به شما در صرفه جویی زمان و انجام بقیه کارها برای نوبت عصر کمک کند.
۲۰ – تلویزیون را در موقعیتی دور از دید، قرار دهید
در محل کار خود در فاصله دور یک تلویزیون روشن داشته باشید. شبکه های خبری، بازار یا مرتبط با کار گزینه های خوبی هستند. این کار به شما کمک می کند تا زنده باشید و غرق در کار نشوید. ضمن اینکه تمرین خوبی برای ذهن است که به پیرامون خود نیز توجه کند.
کلام آخر
یک فرد هوشمند از فرصت درک چگونگی پیشرفت فرآیندها از سنتی به نوین استفاده میکند. این کار به این معنی است که بپذیریم بسیاری از فعالیت‌ها و نقش‌های امروزی، تغییر کرده اند.
از سوی دیگر، موفقیت برای یک مدیر با انگیزه و موفق به معنی پشتیبانی از سازمان برای ارائه بهره وری بهینه است. برای او موفقیت به معنی کمک به دیگران و ایجاد حس مثبت در شغل و زندگی افراد است. دورکاری یکی از این روش ها است. ولی باید دقت داشته باشد که با چند بی‌توجهی ساده میتواند شایستگی مدیریت را از دست بدهد.
