کوچینگ سازمانی: مهارت حل مساله در سازمان
سازمان‌ها به دنبال افرادی هستند که بتوانند راه حل‌های واقع‌بینانه و قاطع برای مشکلات بیابند. خواه مشاور، رهبر گروه یا توسعه‌دهنده باشید، بهتر است که مهارتهای حل مساله‌ی خود را ارتقا دهید.
تفاوتی ندارد در چه صنعت یا تیمی مشغول به کار هستید، مهارتهای حل مساله با تقاضای بسیاری همراه است. سازمان‌ها به دنبال افرادی هستند که بتوانند راه حل‌های واقع‌بینانه و قاطع برای مشکلات بیابند. خواه مشاور، رهبر گروه یا توسعه‌دهنده باشید، بهتر است که مهارتهای حل مساله‌ی خود را ارتقا دهید.
مهارتهای حل مساله شامل تکنیک‌ها و رویکردهایی است که فرد نه تنها به منظور شناسایی مشکلات، که برای فهم کارایی راه‌حل مورد نظر پیش از به کار گرفتن آن، استفاده می‌کند.
اگر کارگاه یا جلسات آموزشی‌ای برای بهبود مهارتهای حل مساله تیم خود برگزار می‌کنید، می‌توانید روش‌های پیش رو را برای غنی‌تر کردن آموزش خود به کار بگیرید!
آنچه در این مقاله خواهید یافت:
شنیدن فعال
شنیدن فعال یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هرکسی که با مردم سر و کار دارد می‌تواند داشته باشد. به طور خلاصه، شنیدن فعال نه تنها تکنیکی برای فهم بهتر صحبت‌های طرف مقابل است که آگاهی بیشتری از پیام گوینده فراهم می‌کند.
وقتی حرف حل مساله به میان می‌آید، شنیدن فعال برای درک موقعیت هر یک از شرکت‌کننده ها و روشن کردن چالش‌ها، ایده‌های و راهحلهای موجود ضروری است.
برخی مهارتهای شنیدن فعال:
- توجه کامل به گوینده.
- از بین بردن حواس‌پرتی‌ها.
- نگذارید وقفه ایجاد شود.
- پیش از آماده کردن پاسخ خود زمان کافی برای درک حرف طرف مقابل اختصاص دهید.
- پاسخ‌دهی مناسب و محترمانه.
- توجه و صراحت خود را با رویی گشاده نشان دهید، با گوینده تماس چشمی بیشتری برقرار کنید، لبخند بزنید و در موقعیت مناسب سر خود را به نشانه‌ی تایید تکان دهید. نشان دهید که گوش می‌کنید و آنها را برای ادامه‌ی صحبت تشویق کنید.
- از احساسات گوینده آگاه باشید و به آنها احترام بگذارید. موقعیت را بسنجید و پاسخی درخور آن بدهید. می‌توانید محترمانه عدم موافقت خود را نشان دهید.
- زبان بدن گوینده را در نظر داشته باشید.
- چه با کلمات و چه بدون کلمات، گفته‌های گوینده را به زبان خودتان بیان کنید.
- بی‌طرف بمانید.
- بازخورد دهید و پیش از پاسخ دادن خوب فکر کنید.
- سوالات عمیق تری در مورد موضوع مورد بحث بپرسید و به هنگام ضرورت نکات را روشن‌تر بیان کنید.
مهارتهای تحلیلی
تمام مدل‌های حل مساله نیاز به مهارتهای تحلیلی زیادی دارند، به خصوص در ابتدای یک فرآیند وقتی که بحث چگونگی انجام راه حل‌ها پیش می‌آید.
مهارتهای حل مساله عمدتا بر رسیدن به تحلیلی موثر با استفاده از جمع‌آوری، مطالعه و تجزیه‌ی اطلاعات مربوط به مشکل یا فرصت تمرکز دارد.
مهارتهای تحلیلی شامل شناسایی الگوها، توانایی دیدن مسائل از نقطه نظرهای متفاوت و استفاده از اطلاعات و حقایق مشهود برای رسیدن به راه حل یا بینش درست می‌شود.
مهارتهای تحلیلی در هر مرحله از فرآیند حل مساله مهم است و به کمک آنها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که هر ایده یا راه حلی که دارید پشتوانه‌ی تحلیلی داشته و به اندازه کافی درباره‌ی آن فکر شده است.
همکاری
حل کردن مساله، دست تنها مشکل است. همکاری موثر و تبادل آزاد ایده، تفویض اختیار و ابتکار داشتن در تیم برای تمام استراتژی‌های حل مساله مهم است.
بخاطر داشته باشید که در فرآیند حل مساله، فارغ از نقشتان در گروه، همکاری همچنان ضروری است. همه با هم برای یافتن بهترین راه‌حل تلاش می‌کنید.
ارتباط
ارتباط موثر به معنی همدلی، صریح و واضح بودن، پرسیدن سوالات درست و به کار بردن مهارتهای شنیدن فعال در مباحثات و جلسات است.
در جلسات حل مساله، برای پیشرفت کار از یک مرحله به مرحله‌ی بعدی نیاز به برقراری ارتباط خواهید داشت. به عنوان رهبر تیم، احتمالا وظیفه‌ی تسهیل ارتباط میان طرفین که ارتباط حضوری ندارند با شما باشد. ارتباط موثر همچنین به معنای کمک به دیگران برای ابراز نظر و شنیده شدن در گروه است.
خلاقیت
مهارتهای حل مساله‌ی خلاق می‌توانند بهترین ابزارهای موجود در مجموعه‌ی شما شوند. تفکر خلاق، ایده پردازی و راهحلهای مبتکرانه و جدید برای هر مرحله از فرآیند مفید است.
مسائلی که عموما در کارگاه‌های حل مساله عنوان می‌شوند راهحلهای ساده‌ای نخواهند داشت؛ از این رو با رویکردی تازه و خلاقانه قادر خواهید بود به راهحلهای مبتکرانه‌تری برسید.
در حل مساله، داشتن مهارتهای خلاقانه‌ی کاربردی نعمت بزرگی محسوب می‌شود. اگر بتوانید طرح‌هایی با کیفیت بکشید یا نمونه‌ی اولیه‌ای از برنامه‌ی زمانی پیش رو تهیه کنید می‌توانید سریع‌تر به توافق نظر در گروه برسید.
تفکر انتقادی
تفکر انتقادی یکی از اساسی‌ترین مهارتهای حل مساله به هنگام کار بر روی راه حل است. تفکر انتقادی قابلیت تحلیل، منطقی‌سازی و ارزیابی است به نحوی که از خطاهای شخصی و عوامل مستتر آگاه شده و ذهن را باز نگه دارد.
فهم و تحلیل یک مساله بدون به کارگرفتن مهارتهای تفکر انتقادی می‌تواند به معنای این باشد که شما و تیمتان در مسیر اشتباه هستید. پیدا کردن راه حل برای مسائل پیچیده نیز به تفکر انتقادی نیاز دارد؛ چرا که باید اطمینان حاصل کنید که تیمتان تمام احتمالات را در نظر گرفته و به طور منطقی آنها را برآورد می‌کند.
تحلیل داده
هرچند که تحلیل داده تا حد زیادی با مهارتهای تحلیلی عمومی مشابه است ولی برای حل مساله‌ی بهتر باید به مهارتهای تحلیل داده توجه ویژه‌ای شود.
خوب بودن در تحلیل داده به معنای بینش پیدا کردن از روی داده نیست بلکه به معنای گزینش داده‌ی مناسب برای مساله‌ی موجود، تفسیر موثر و دانستن چگونگی مدل کردن داده‌های مورد نظر است. بسته به مساله‌ی مورد بحث تحلیل داده ممکن است شامل دانش کاربردی از ابزارهای تحلیل داده‌ی مخصوص و فرآیندها نیز شود.
تکنیک‌های تحلیل داده برای کسانی که کارگاه حل مساله‌ای را رهبری می‌کنند مفید خواهد بود اما اگر در آن متخصص نیستید، نگران نباشید. افرادی با این مهارت را به گروه بیاورید تا به گروه شما کمک کنند.
تصمیم‌گیری
تمامی مسائل به راه حلی نیاز دارند و تمامی راه حل‌ها به کسی که تصمیم بگیرد آنها را به اجرا در بیاورد. بدون مهارتهای تصمیم‌گیری خوب، ممکن است تیم‌ها از پیشرفت باز بمانند و در نهایت کارایی کمتری داشته باشند.
تصمیم گیری یکی از بخش های کلیدی فرآیند حل مساله است. اعضای تیم هر روزه باید تصمیم گیری بکنند و داشتن چنین مهارت‌هایی در تیمتان حل مشکلات در هر سطحی را تضمین می‌کند.
به یاد داشته باشید که تصمیم گیری به معنی انجام اولین راه حلی که به ذهنتان می‌رسد نیست بلکه باید گزینه‌های موجود را سبک و سنگین کرده و به راه حلی سنجیده رسید که برای تمام اعضای تیم مناسب باشد.
اعتماد
برای حل اکثر مسائل پیچیده‌ی سازمانی به افراد مختلفی نیاز است. اعتماد سازمان و تیم به شما برای انجام کار لازم و برقراری ارتباط به هنگام نیاز کلید تضمین حل مسائل است.
قابل اعتماد بودن همچنین به معنای تحویل کار در موعد مقرر و مختصر و مفید بودن آن است. ایجاد اعتماد از آن جایی مهم است که اعضا باید بتوانند به یکدیگر اعتماد کنند تا بتوانند کارهای توافق شده را در زمان مقرر تحویل دهند و بتوانند با یکدیگر پروژهی دیگری شروع کنند. غیر قابل اعتماد بودن می‌تواند اختلاف آفرین شده و کارایی راه‌حلتان را محدود کند، در نتیجه اهمیت قابل اعتماد بودن را همواره در گوشه‌ی ذهنتان نگاه دارید.
هوش عاطفی
هوش عاطفی مهارت مهمی برای یک عضو موفق تیم است، چه مجبور باشد در خود تیم ارتباط برقرار کند و چه با ارباب رجوع و مصرف‌کننده نیاز به برقراری ارتباط داشته باشد. در فرآیند حل مساله، هوش عاطفی به معنای هماهنگی با تفکرات و احساسات دیگران، ارتباط اثربخش و خودآگاهی از آورده‌ی خود به جمع است.
به هنگام کار بر روی حل مساله عموما اختلاف نظر به وجود می‌آید که به سادگی می‌تواند تبدیل به مشاجره شود. تقویت هوش عاطفی به معنای همدلی با همکاران و مدیریت عواطف خود در طول فرآیند کار بر روی مساله و راه حل آن است. مهربان باشید، ملاحظه‌ی دیگران را بکنید و نکات خود را با احتیاط خاطرنشان کنید.
هوش عاطفی مهارتی برای کل زندگی است و استفاده از آن در کار نه تنها کارایی را افزایش می‌دهد که منجر به همدلی می‌شود. برای اطلاعات بیشتر بروشور کارگاه عواطف فرهنگی را بررسی کنید!
هماهنگی
همانطور که در پست مهارتهای هماهنگی گفتیم، هماهنگی هنر هدایت افراد به سمت اهداف تعریف شده است به نحوی که مشارکت، مالکیت و خلاقیت را در افراد حاضر ترغیب کند.
درحالیکه مهارتهای هماهنگ سازی با یکدیگر مرتبط هستند، تعریف آن در بحث حل مساله می‌تواند ارزشمند باشد. رهبری تیم در فرآیند حل مساله می‌تواند اثربخشی بیشتری داشته باشد وقتی که مهارتهای هماهنگ سازی به کار گرفته شده و بهبود پیدا کند. فرقی نمی‌کند که مدیر، رهبر تیم یا یکی از سهامداران خارجی باشید، این مهارت‌ها برای شما مفید واقع می‌شوند.
انعطاف پذیری
در بحث حل مساله، انعطاف‌پذیری مهارتی حیاتی محسوب می‌شود. انعطاف‌پذیری به معنی سر خم کردن در برابر هر فشار یا تغییر سریع نظرتان نیست، بلکه به معنی دیدن مسائل از زاویه‌ای جدید، دریافت اطلاعات تازه و وارد کردن آن در فرآیند تفکرتان است.
انعطاف پذیری به هنگام ارائه‌ی راه حل برای مسائل نیز مهم است. شاید دیگر پروژه‌های سازمانی اولویت بالاتری داشته باشند یا نیاز به همان منابعی داشته باشند که راه حل برگزیده‌ی شما نیاز دارد. انعطاف‌پذیری به معنای درک نیازها و چالش‌های موجود در تیم و تغییر برنامه‌ی خود با آغوش باز به هنگام نیاز است. به یاد داشته باشید که انعطاف‌پذیری به معنای راه باز کردن بی چون و چرا برای دیگر پروژه‌ها نیست.
صداقت
کار گروهی ممکن است به تفکر گروهی یا شرایطی منجر شود که نخواهید کاملا صادق باشید. مخالفت با نظرات تیم مدیریت یا جریحه دار نکردن احساسات همکار ممکن است کار سختی باشد ولی صداقت برای رسیدن به راه حل‌های موثر و شنیده شدن نظراتتان حیاتی است.
به یاد داشته باشید که صادق بودن به معنای رک بودن بیش از حد نیست. شما می‌توانید نظرات و بازخوردهای صادقانه‌ی خود را با استفاده از مهارتهای دیگری همچون هوش هیجانی به نحوی بیان کنید که باعث دلخوری نشود.
پیشگامی
فرآیند حل مساله چند وجهی است و در مراحل مختلف آن به رویکردهای متفاوتی نیاز است. پیشقدم شدن در جلب توجه اعضای تیم به مشکلات، جمع آوری داده و هدایت فرآیند ساخت راه‌حل همیشه ارزشمند است. ممکن است حتی پیش از شروع جلسه یا طوفان فکری راه حل خود را در مقیاس کوچک‌تر آزمایش کنید. پیشگامی در شرایطی موثر است که دانش خوبی در آن زمینه داشته باشید یا مالک پروژه بوده و بخواهید کارها زودتر انجام شود.
بخاطر داشته باشید که باید به فرآیند و کار گروهی احترام بگذارید. اگر از شما خواسته شود که مسئولیت قسمتی از حل مساله را به عهده بگیرید و شما وظیفه‌ی خود را بخاطر اینکه پیشگامی به جهت دیگری هدایتتان کرده است رها کنید، حل چالش‌های کسب‌وکار با مشکل مواجه می‌شود.
بی طرف بودن
یکی از مهارتهای مفید حل مساله برای مالکان و مدیران قابلیت بی طرف ماندن در طول فرآیند است. در عمل، باید تمام نظرات و ایده‌هایی که در جلسه ابزار می‌شود را یکسان بنگرید و مطمئن شوید که علاقه‌ی شخصی و مالکیت باعث جهت‌گیری شما نمی‌شود.
ممکن است به مرحله‌ای از فرآیند برسید که تصمیم‌گیرنده مجور باشد هزینه و بازده سرمایه‌ی یک راه حل محتمل را بسنجد، باز هم در چنین شرایطی باید مطمئن شوید که تصمیم بر اساس شایستگی و نه سلیقه‌ی شخصی گرفته شده باشد.
رهبری
رهبر خوبی بودن به معنای کنار هم آوردن، انرژی دادن و متمرکز کردن تیمتان بر روی یک هدف جمعی است. در فرآیند حل مساله، رهبری قوی کمک می‌کند تا از اثربخشی کل فرآیند اطمینان حاصل نمایید. اثربخشی فرآیند را می‌توان حل اختلافات و مدیریت گروه در مسیر موفقیت معنی کرد.
در بیشتر کارگاه‌های حل مساله، مدیران نقش رهبری را می‌پذیرند. نکتهی مهم این است که رهبر بی طرف بماند و گروه را مجبور به جهت‌گیری خاصی نکند. به یاد داشته باشید که رهبری خوب به معنی در خدمت هدف و تیم بودن است و باید اطمینان حاصل شود که کارگاه محیط امنی برای حضور کارکنان از هر سطحی است. نگاهی به بازی‌ها و پست‌های ما در مورد رهبری بیندازید تا روش‌های بیشتری برای بهبود رهبری در سازمانتان یاد بگیرید.
میانجی‌گری
در بحث حل مساله، میانجی گری برای مشتاق، شادمان و دور از تعارض نگه داشتن گروه اهمیت زیادی دارد. وقتی که رهبری یا هماهنگی یک کارگاه حل مساله با شماست، احتمالا با نظرات متفاوتی برخورد کنید. بسته به ماهیت مشکل، ممکن است مسائلی پیش بیاید که جنبه‌ی عاطفی داشته باشند.
میانجی خوبی بودن به معنی کمک به طرفین مشاجره برای شنیده شدن حرف‌هایشان و تشویق آنها به یافتن نکات مشترک است. مهارتهای میانجی‌گری برای تمام مدیران و رهبران در موقعیت‌های زیادی به کار می‌آید، حل مساله نیز یکی از این موقعیت‌ها است.
برنامه‌ریزی
حل مسائل سازمانی وقتی کارایی بیشتری دارد که از یک فرآیند یا مدل حل مساله استفاده شود. مهارتهای برنامه‌ریزی برای ساختاربندی و برگزاری کارگاه‌های حل مساله و تضمین به کارگیری هوشمندانه‌ی راه‌حل‌ها اهمیت زیادی دارد.
مهارتهای برنامه‌ریزی، توانایی سازماندهی وظایف و افراد تیم، برنامه‌ریزی و طراحی فرآیند و برآورد هر گونه چالش احتمالی می‌باشد. صرف وقت برای برنامه‌ریزی موشکافانه می‌تواند موجب صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از سرخوردگی در ادامه‌ی فرآیند شود و همچنین برای اطمینان از اینکه تیم در مسیر موفقیت است بسیار ارزشمند است.
اولویت بندی
با رشد سازمان، مقیاس و انواع مشکلاتی که با آنها مواجه می‌شود نیز چند برابر می‌شود. تیمتان با مشکلات بی شماری در زمینه‌های مختلف مواجه می‌شود در نتیجه مهارت تحلیل و اولویت بندی اهمیت دو چندان پیدا می‌کند، به خصوص برای مدیران و رهبران گروه.
در طول یک فرآیند کامل حل مساله ممکن است راهحلهای مختلفی پیشنهاد بشود یا با مسائلی رو به رو شوید که دوست دارید به طور همزمان آنها را نیز برطرف کنید. اولویت بندی توانایی اندازه‌گیری اهمیت، ارزش و اثربخشی راهحلهای محتمل و انتخاب ترتیب اجرای هر کدام است. فرآیند اولویت بندی برای تضمین حل چالش‌های بزرگ با بهترین راهحلهای ممکن، ضروری است.
مدیریت پروژه
برخی از مهارتهای حل مساله در کارگاه‌‌‌ها یا فاز ایده‌پردازی استفاده می‌شوند درحالیکه برخی دیگر به هنگام تصمیم‌گیری به کار می‌آیند. نظارت بر کل فرآیند حل مساله و تضمین موفقیت آن نیازمند مهارت قوی در مدیریت پروژه است.
درحالیکه مدیریت پروژه شامل بسیاری از مهارتهای دیگری که پیش‌تر گفته شد نیز می‌شود ولی باید تفاوت در نظر داشتن تمام عوامل یک پروژه را با مدیریت موفقیت‌آمیز آن بدانیم.
توانایی مذاکره با سهامداران، مدیریت وظایف، زمان و افراد، برآورد هزینه و بازده سرمایه‌گذاری و جمع و جور کردن همه چیز در طول فرآیند حل مساله بسیار مفید است.
یادداشت برداری
پیدا کردن راه حل هدفمند برای چالش‌های سازمانی تنها یک بخش از فرآیند است. مستند کردن و یادداشت برداری کردن از تمامی مراحل حل مساله برای بررسی در آینده از این جهت اهمیت دارد که تغییرات هدفمند را میسر می‌سازد.
برای مثال، برخی مسائل ممکن است در اولویت پایین‌تری قرار بگیرند ولی می‌توان در آینده به آنها نیز رسیدگی کرد. اگر گروه به راه‌حل‌هایی رسید که برخی از آنها مناسب نبودند، با ثبت آنها در آینده دوباره آنها را تکرار نخواهید کرد. یادداشت برداری از فرآیند همچنین کمک می‌کند که مدل حل مساله‌ی خود را در آینده بهبود ببخشید!
جست‌وجو
جست‌وجو نه تنها برای شناسایی مشکل مفید است بلکه در یافتن راه حل مناسب نیز به کار می‌آید. یک محقق خوب میداند برای تحقیق به کجا مراجعه کند و چطور تحقیق موثری انجام دهد.
در گروه‌های بزرگ، نیازی نیست تمامی افراد چنین توانایی‌ای برای برگزاری بی نقص کارگاه حل مساله داشته باشند. در نتیجه داشتن چند نفر با این توانایی‌ها در تیم، مخصوصا اگر دانش خاصی دارند می‌تواند در یافتن راه حل‌هایی که پشتوانه‌ی اطلاعاتی داشته باشد مفید واقع شود.
به یاد داشته باشید که ارائه‌ی تحقیقات به نحوی که تیم متوجه آن بشود نیز مهم است. بهترین داده‌ها در دنیا آن‌هایی هستند که خوب ارائه و تفسیر شوند.
مدیریت ریسک
مدیریت ریسک در فرآیند حل مساله همیشه دست کم گرفته می‌شود. راه‌حل‌ها اغلب با قصد کم کردن ریسک یا حل مشکلاتی که ممکن است ریسک آفرین باشد ارائه می‌شوند. اما گاهی اوقات، راه‌حل‌ها در عالم واقعیت اجرا نشده‌اند و برای به کار گرفتن آنها باید احتیاط زیادی به خرج داد.
مدیریت ریسک به معنای این است که بدانیم ممکن است با راهحلهای غیرمعمول و امتحان چیزهای جدید، ریسک هم بیشتر شود ولی باید چنین ریسکی را در مقابل مزایای احتمالی آن و دیگر عوامل سازمانی بسنجیم.
آگاه باشید، اطلاعات و سهامداران درستی برای کار انتخاب کنید و سپس می‌توانید ریسک موجود را در فرآیند تصمیم‌گیری خود در نظر بگیرید.
تیم سازی
هیچ فردی به اندازه تیم در حل مساله خوب نیست. ساختن تیمی اثربخش و کمک به آنها برای جمع شدن در خدمت یک هدف یکی از مهم ترین مهارتهای حل مساله است. اهمیت این مساله برای رهبران دو چندان است. با جمع کردن یک تیم و کمک به کار اثربخششان راه خود را برای یافتن راهحلهای مفید هموار کرده‌اید.
در کارگاه حل مساله، ممکن است وسوسه شوید که کارها را به سرعت پیش ببرید ولی اختصاص زمان برای آب شدن یخ اعضا، انرژی دادن به آنها و هماهنگ کردنشان از طریق یک فعالیت یا بازی مزایای زیادی دارد.
به یاد داشته باشید که احتمالا دفعات زیادی مجبور به انجام دادن فرآیند حل مساله در طول عمر سازمان شوید و ساخت فرهنگ تیمی قوی فرایندهای حل مساله‌ی بعدی را بسیار آسان‌تر خواهد کرد. کار با افرادی که می‌شناسید، به آنها اعتماد دارید و با آنها به شما خوش می‌گذرد بسیار عالی خواهد بود. کار بر روی ساخت تیم چه بحث حل مساله در میان باشد یا نباشد مهر ضمانت موفقیت شما در کارتان است.
مدیریت زمان
فرآیند حل مساله به منظور شناسایی مساله، ارائه‌ی راه حل و ارزیابی اثربخشی آن طراحی می‌شود. بدون مهارتهای مدیریت زمان و یا زمان بندی هر وظیفه، گیر کردن یا کاهش بهره‌وری تیم بسیار محتمل است.
با استفاده از یک مدل حل مساله و طراحی دقیق کارگاهتان، می‌توانید زمان‌بندی خوبی داشته و مطمئن باشید که فرآیند نتایج خوبی در زمان مناسب ارائه می‌دهد.
مدیریت زمان به هنگام ارائه‌ی راه حل، به خصوص راه‌حل‌هایی که ماهیت آزمایشی دارند نقش مهمی دارد. داشتن چهارچوب زمانی واضح برای اجرا و ارزیابی راه‌حل‌ها برای موفقیت کار ضروری است.
